Hoe krijg je meer energie, hou je meer tijd over, een beter resultaat tijdens het thuiswerken?
Iedereen is altijd druk. Veel mensen werken vanuit huis en zitten de hele dag achter de laptop. Je hoeft niet meer in de auto te stappen naar je werk, je staat niet meer in de file, minder vaak ziek, productiever werken. Dat zijn de positieve kanten van het thuiswerken.
Maar werk je wel echt productief? De koffiemachinepraatjes dat zijn nu online meetings geworden, de vergadering waarin alles werd afgetikt worden nu lange e-mails met iedereen in cc. Je wordt te pas en te onpas voor allerlei online meetings uitgenodigd, waardoor je vaak veel aaneengesloten online afspraken hebt. Klinkt je bekend in de oren?
Ik geef je 4 tips zodat jij meer resultaat bereikt in minder tijd
1. E-mails
- Zet je notificaties uit!
Zodra een e-mail binnenkomt is het lastig om je nieuwsgierigheid te bedwingen, word jij uit je concentratie gehaald en weg is je focus.
In Outlook zijn dit de instellingen:
Outlook/ Bestand/ Opties/Mail/ Ontvangst van bericht
- Minder mailen
Minder mailen kan dat? Ja dat kan! We zijn vaak geneigd reactief te reageren. Actie = reactie. Als jij iemand bent die veel mailt, krijg je veel mail terug. Als jij direct reageert dan reageert de ander ook vaak meteen.
Mail dus niet zoveel , cluster en plan je e-mails.
Schrijf je e-mails wel maar verzend deze niet meteen. Je verstuurd ze gebundeld op bepaalde tijdstippen per dag. Tenzij het natuurlijk urgente e-mails zijn.
Hoe? Schrijf je e-mails en sla ze op als concepten/drafts en verstuur ze pas bijvoorbeeld rond lunchtijd of aan het eind van de dag. Je verstuurd je e-mails dus op vaste momenten van de dag. Je kunt in Outlook ook met uitgestelde e-mails werken.
In Outlook is dit de instelling:
Nieuw bericht/Opties/ Bezorging uitstellen
- Bellen
Mailen wordt vaak ping pongen. Berichten gaan heen en weer. Je brein wordt continue belast en gaat vervolgens trager werken.
Pak de telefoon, los het meteen op en voorkom heen en weer ping pongen met de e-mails.
2. Stel je prioriteiten en maak keuzes
Jij bent baas over jouw tijd! Zorg ervoor dat anderen je tijd niet beheersen.
Nu jij thuiswerkt ontvang je vast veel online uitnodigingen. En voor je het weet is jouw agenda gevuld en zit je 8 uur per dag back to back in meetings.
Hoe ga jij jouw resultaten behalen als je op elke meeting ja zegt?
Vraag jezelf eens af voordat je een meeting accepteert: Moet ik echt bij deze meeting aanwezig zijn of kan ik deze weigeren? Moet ik het wel doen of kan iemand anders het doen? Hoe belangrijk is het dat ik bij deze meeting aanwezig ben?
In de tijd die je dan overhoud kun je andere taken met meer concentratie doen!
3. Stop met multitasken
Het continue switchen tussen taken kost je veel tijd en energie. Hou je focus en aandacht bij wat je aan het doen bent. Laat je tijdens een online meeting niet afleiden door toch tussendoor e-mails te gaan beantwoorden. Het is verleidelijk maar het kost je meer energie dan het oplevert. Het brein wordt elke keer uit zijn concentratie gehaald. Cluster je werkzaamheden.
4. Plan pauzes
Plan gedurende je werk een aantal pauzes. Je kunt hiervoor de pomodoro techniek gebruiken 25 minuten werken en 5 minuten pauze en dat doe je vier keer. Je kunt ook 90 minuten werken en zorgen dat je alles paraat hebt staan op je bureau, laptop, kladblok, pen, koffie. Alles wat jij nodig hebt om 90 minuten intensief te werken en daarna een pauze!
Ga even een simpel klusje doen waarbij je even kunt bewegen of even wandelen. Maar ga niet e-mailen of social media bekijken. Geef je hersenen even rust en voorkom prikkels. Nieuwe energie opdoen!
Verandering kost tijd! Eerst zaaien en dan oogsten!
